Auditfase

De verschillende stappen

De auditfase start met een voorgesprek gevolgd door de voorbereiding van de audit, vervolgens de auditdag(en) en tot slot het auditrapport. Nieuw in deze fase is het gesprek op de auditdag(en) met een belanghebbende, bij voorkeur de wethouder van de gemeente.

Stap 1: Voorgesprek

In het voorgesprek spreken het auditteam en de leiding van de bibliotheek over de ambities en dilemma’s van de bibliotheek. Indien het auditteam aanvullende informatie nodig heeft, naar aanleiding van het voorgesprek en de reeds toegezonden documenten, dan zullen zij de bibliotheek benaderen.

Stap 2: Voorbereiding audit

Het auditteam geeft aan welke personen zij binnen de bibliotheek willen spreken en welke personen buiten bibliotheekverband (bijvoorbeeld; verantwoordelijke wethouder, ambtenaar, lid RvT, etc.). De bibliotheek maakt vervolgens deze afspraken. De bibliotheek bereidt het bezoek van het auditteam voor en zorgt dat alle informatie beschikbaar is en alle gesprekspartners aanwezig zijn. In deze ronde is het gesprek met de gemeente/subsidieverstrekker een belangrijk onderdeel.

Stap 3: De audit

De auditdag zal verlopen volgens het vooraf bepaalde auditprogramma. Bij aanvang van de dag wordt het programma besproken met de leiding van de bibliotheek en geeft het auditteam aan welke normelementen in het bijzonder worden onderzocht. Het auditteam vormt zich een beeld van de vestiging door een rondleiding. Tijdens de diverse gesprekken worden de normen gecheckt en beoordelingsaspecten en verbeterpunten genoteerd. Een van de gesprekken zal zijn met een belanghebbende van buiten de bibliotheek, doorgaans vertegenwoordiger van de gemeente. Aan het einde van de dag worden de eerste bevindingen teruggekoppeld.

Stap 4: Auditrapport incl. oordeel

Het auditteam komt tot een oordeel op basis van de norm en de gevolgde beoordelingssystematiek. In het auditrapport staat een verslag van alle bevindingen, inclusief adviezen en verbeterpunten. Het rapport wordt afgesloten met het oordeel dat aangeeft of de bibliotheek wel of niet gecertificeerd wordt. De bibliotheek ontvangt via SCOB een concept-auditrapport. De bibliotheek kan eventuele aantoonbare onjuistheden laten corrigeren. Bij een positief oordeel zal het auditteam het bestuur van SCOB verzoeken tot erkenning over te gaan. Bij instemming door het bestuur wordt het certificaat verleend. De datum van de audit is leidend voor de datum waarop de certificering ingaat. Bij een negatief oordeel volgt de procedure waarvan de heraudit onderdeel kan uitmaken.

 

Oordeel: ‘erkenning’
De bibliotheek wordt gecertificeerd. Het auditrapport geeft aan waar nog verbeteringen mogelijk zijn. De bibliotheek kan in een document naar haar belanghebbenden melden dat ze aan de norm voldoet en een verhaal voor de toekomst heeft. De ‘best practices’ worden door de sector verspreid.

Oordeel: ‘voorwaardelijke erkenning’
Op enkele onderdelen zijn tekorten geconstateerd. Er volgt een nieuw oordeel na drie maanden, op de gebleken kwetsbaarheden. Dit gebeurt door hetzelfde auditteam dat de oorspronkelijke audit heeft gedaan. Bij kwetsbaarheden die slechts over langere termijn hersteld kunnen worden, presenteert de bibliotheek een plan van aanpak. Bij vitale maar echt kleine gebreken, kan een schriftelijke rapportage dat ze hersteld zijn voldoende zijn.

Oordeel ‘geen erkenning, heraudit’
De bibliotheek heeft als oordeel ontvangen: ‘geen erkenning, heraudit’. De bibliotheek ontvangt naar aanleiding van de audit een rapport met verbeterpunten. De bibliotheek krijgt de gelegenheid om een heraudit te doen. De heraudit vindt plaats, zonder voorgesprek, niet eerder dan een half jaar en niet later dan twee jaar na de audit. Het auditteam kijkt of de bibliotheek aan haar verbeterpunten heeft gewerkt en daardoor alsnog aan tenminste 75 procent van de eisen uit de certificeringsnorm voldoet. Als dit het geval is wordt de bibliotheek alsnog gecertificeerd.

Oordeel ‘erkenning niet mogelijk’
De bibliotheek ontvangt een verkort rapport met de belangrijkste bevindingen aan directie en raad van Toezicht. SCOB en VOB ontwikkelen een protocol voor deze situatie. Bij herstel van de bibliotheek kan opnieuw een audit worden aangevraagd.

image_pdfimage_print