Uitstel audit

Wanneer is uitstel mogelijk

Wanneer een bibliotheek de uitnodiging voor een audit ontvangt, kan de bibliotheek twee geschikte data voor de audit, binnen de in de brief genoemde periode, kiezen.

Indien er een agendatechnisch probleem is (bijvoorbeeld samenvallen van een grote activiteit bij de bibliotheek en de beoogde auditdatum) kan in overleg met de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken (SCOB) gekeken worden naar een geschiktere periode (verschuiving van de audit met maximaal enkele weken).

In een beperkt aantal gevallen kan een bibliotheek uitstel van de audit aanvragen, te weten:

  • Er is sprake van een naderende fusie c.q. organisatiewijziging (bijvoorbeeld reorganisatie a.g.v. bezuinigingen) die binnen negen maanden gerealiseerd zal zijn en de uitgenodigde bibliotheek wil graag in de nieuwe organisatievorm geaudit worden.
  • Er is sprake van verhuizing of nieuwbouw die precies in de auditperiode valt.
  • Er is sprake van langdurige ziekte van de directie of meerdere langdurig vacante cruciale functies (directie, MT). Indien een bibliotheek uitstel wil aanvragen, kan zij dit doen met een beargumenteerde brief aan het bestuur van SCOB.

Als de auditdatum eenmaal vastgesteld is kan alleen in geval van calamiteiten uitstel aangevraagd worden.

De overeengekomen auditdatum wordt door SCOB beschouwt als een contractafspraak. Indien u bibliotheek, vanwege zwaarwegende redenen, een andere auditdatum wilt overeenkomen dan zijn de financiële consequenties die daardoor mogelijk ontstaan voor rekening van de bibliotheek. Dit bedrag kan variëren, afhankelijk van de werkelijk gemaakte (resp. te maken) kosten. Indien een audit wordt afgezegd binnen drie maanden voor de geplande audit dan worden de kosten van deze (vervallen) audit volledig in rekening gebracht bij de organisatie die het verzoek indient.

Als een bibliotheek, nadat al eenmaal uitstel verleend is, ook aan de tweede uitnodiging geen gehoor geeft, wordt voor deze bibliotheek het besluit ‘niet gecertificeerd’ vastgesteld.

image_pdfimage_print