Voorbereidingsfase

De verschillende stappen

De voorbereiding staat in het teken van terugkijken. In een zelfevaluatie beschrijft de bibliotheek waar zij nu staat. Het auditteam neemt contact op met de bibliotheek om het voorgesprek in te plannen, uiterlijk vier weken voor de auditdatum. De bibliotheek verzamelt een aantal documenten en stuurt deze op naar het auditteam.

Stap 1: Auditdatum vaststellen

De bibliotheek verneemt van SCOB de periode waar binnen de audit moet plaatsvinden. De bibliotheek geeft binnen de gestelde termijn twee voorkeursdagen door aan SCOB. SCOB stemt deze data af met het auditteam en koppelt de definitieve auditdatum terug aan de bibliotheek.

Stap 2: Voorgesprek plannen

Het auditteam neemt contact op met de bibliotheek voor het maken van een afspraak voor het voorgesprek. In het voorgesprek spreken het auditteam en de leiding van de bibliotheek over de ambities en dilemma’s van de bibliotheek. Het gesprek vindt plaats buiten de bibliotheek, uiterlijk vier weken voor de auditdatum.

Stap 3: Documenten opsturen

De bibliotheek stuurt twee weken voordat het voorgesprek plaatsvindt de volgende documenten digitaal naar het auditteam:

  • Zelfevaluatie;
  • Voorstel voor de invulling van de auditdag;
  • Jaarverslag, incl. financiële verantwoording;
  • Meerjarenbeleidsplan.

Indien van toepassing:

  • Operationeel jaarplan;
  • Kwartaalrapportage;
  • Marketingplan (of andere nota over acties in het kader van Cultureel ondernemerschap);
  • HRM-beleidsplan;
  • Collectieplan.

Handreiking: zelfevaluatie
De voorbereiding staat in het teken van terugkijken. De bibliotheek schrijft ter voorbereiding op de audit een managementreview in de vorm van een zelfevaluatie. De zelfevaluatie beschrijft waar de bibliotheek nu staat en benoemt de belangrijkste ambities en dilemma’s van de bibliotheek. De informatie beschreven in de zelfevaluatie is actueel en niet ouder dan twee jaar. Informatie zoals die op de website van de bibliotheek staat kan onderdeel zijn van de zelfevaluatie. De vorm van de zelfevaluatie is aan de bibliotheek om zelf te bepalen, echter wordt de bibliotheek verzocht de elementen van de norm te volgen.
Het verdient de aanbeveling dat de zelfevaluatie wordt geschreven door collega leidinggevenden, als een vorm van intercollegiale consultatie.

Format zelfevaluatie
SCOB heeft een format voor de zelfevaluatie gemaakt om de bibliotheken te ondersteunen.
Let op: gebruik dit format als richtlijn en niet als invuloefening. Maak uw eigen verhaal!

Handreiking: voorstel invulling auditdag
De bibliotheek maakt een voorstel voor de invulling van het programma voor de auditdag. Tijdens het voorgesprek bespreekt het auditteam met u dit voorstel. Zij bekijken met u of aanvullende gesprekken of andere aanpassingen wenselijk zijn.

Format invullen programma auditdag
Om de bibliotheek op weg te helpen is een format beschikbaar om de auditdag samen te stellen.

image_pdfimage_print